Reglamento Interno

1. Objetivo

El presente reglamento define las normas, procedimientos y directrices para el funcionamiento interno de la Cámara Brasil Vietnam, garantizando transparencia, gobernanza y eficiencia operacional.

2. Estructura Organizacional

De conformidad con el Estatuto, los órganos de la Cámara son:

  • Asamblea General

  • Junta Directiva

2.1 Asamblea General

La Asamblea General es el órgano soberano de la Cámara, dotado de facultades para deliberar sobre todos los asuntos institucionales.

Convocatoria de la Asamblea General Ordinaria

  • La convocatoria debe ser realizada por el Presidente de la Cámara.

  • El aviso debe enviarse por correo electrónico, circulares u otros medios convenientes, además de ser publicado en el sitio web.

  • El plazo mínimo de convocatoria es de tres semanas de antelación.

  • La convocatoria debe incluir: fecha, hora, lugar (físico o virtual) y orden del día.

  • La Asamblea General Ordinaria se celebra antes del 31 de marzo de cada año, para la aprobación de cuentas y, cuando sea necesario, la elección de nuevos miembros de la Junta Directiva.

Convocatoria de la Asamblea General Extraordinaria

  • Puede ser convocada por el Presidente, la Junta Directiva o por al menos un quinto de los asociados.

  • La convocatoria debe cumplir los mismos requisitos formales que la Asamblea General Ordinaria: envío por correo electrónico, aviso en el sitio web y antelación mínima de tres semanas.

  • La convocatoria debe especificar claramente el motivo extraordinario que la origina.

  • La Asamblea General Extraordinaria solo puede deliberar sobre los asuntos incluidos en el orden del día.

Funcionamiento y Quórum

  • Primera convocatoria: mínimo de un tercio de los asociados.

  • Segunda convocatoria: treinta minutos después de la primera, válida con cualquier número de asociados presentes.

  • Las deliberaciones se adoptan por mayoría simple, salvo las modificaciones estatutarias, que requieren la aprobación de dos tercios de los presentes.

  • El Presidente de la Cámara preside la Asamblea y designa un secretario para el registro del acta.

Participación y Votación Electrónica

La Asamblea General podrá celebrarse de forma presencial, virtual o híbrida. La participación y la votación podrán realizarse por medios electrónicos o digitales que garanticen la identificación del asociado, la seguridad del voto y el registro de las deliberaciones, produciendo los mismos efectos jurídicos que las reuniones presenciales.

2.2 Junta Directiva

La Junta Directiva está compuesta por un mínimo de 2 y un máximo de 30 Directores, según lo establece el Estatuto. Su mandato es de 3 años, con posibilidad de reelección. Las elecciones en la Asamblea General se celebran anualmente únicamente para cubrir vacantes derivadas del vencimiento de mandatos o desvinculaciones.

Competencias de la Junta Directiva

  • Apoyar a la Presidencia en la consecución de los objetivos estratégicos e institucionales de la Cámara.

  • Elaborar y ejecutar el plan anual de actividades.

  • Proponer modificaciones al Estatuto o a los Reglamentos Internos.

  • Supervisar y fiscalizar la ejecución de las actividades administrativas, financieras y operacionales.

  • Analizar el informe anual, el balance, las cuentas de ingresos y gastos y el inventario antes de la Asamblea General Ordinaria.

  • Emitir dictamen formal sobre los documentos financieros y administrativos presentados por el Presidente.

  • Aprobar o rechazar la admisión de asociados contribuyentes.

  • Decidir sobre la exclusión de asociados, conforme a los criterios estatutarios.

Funcionamiento de la Junta Directiva

  • Las reuniones se celebrarán ordinariamente al menos una vez al mes, pudiendo convocarse reuniones extraordinarias cuando sea necesario por la Presidencia o por un mínimo de 3 Directores. En caso de falta de quórum, podrá realizarse una segunda convocatoria treinta minutos después, válida con cualquier número de presentes. Las deliberaciones se adoptarán por mayoría simple de los presentes, correspondiendo al Presidente el voto de calidad, conforme al Estatuto.

  • El orden del día es elaborado por la Presidencia y compartido con antelación cuando sea necesario.

  • Las reuniones ordinarias no requieren convocatoria formal por estar previamente programadas.

  • Todas las reuniones de la Junta Directiva podrán celebrarse por videoconferencia y deben contar con acta formal, que deberá contener decisiones, votaciones y compromisos.

  • Las actas deberán almacenarse digitalmente y numerarse de forma secuencial.

  • Las actas y los documentos institucionales podrán firmarse de forma física o mediante firma electrónica, con validez jurídica equivalente.

Ausencias y Licencias

  • El Director podrá ser destituido si presenta ausencia injustificada en 3 reuniones convocadas.

  • La Junta Directiva podrá deliberar la destitución del Director que incurra en dicho abandono, siguiendo los supuestos previstos estatutariamente.

  • El Director que no pueda ejercer sus funciones por más de 60 días deberá solicitar una licencia.

  • La Presidencia podrá nombrar un sustituto interino hasta que se adopte una decisión formal.

2.3 Presidencia

La Presidencia está compuesta por el Presidente de la Cámara, los Vicepresidentes y el Tesorero, todos elegidos por la Junta Directiva.

Funciones de la Presidencia

  • Establecer las directrices generales de operación y gestión de la Cámara, conforme al Estatuto y a las decisiones de la Asamblea General.

  • Convocar y presidir las Asambleas Generales y las reuniones de la Junta Directiva.

  • Representar a la Cámara institucional, judicial y extrajudicialmente.

  • Aprobar la creación, organización y disolución de Comités, así como designar a sus Directores.

  • Velar por el cumplimiento de las normas estatutarias y reglamentarias.

  • Someter los documentos financieros y administrativos a la Junta Directiva para su dictamen.

  • El Presidente de la Cámara tendrá voto de calidad en las deliberaciones, conforme al Estatuto Social.

Representación Legal

  • La representación legal de la Cámara corresponde al Presidente.

  • En ausencia del Presidente, uno de los Vicepresidentes lo sustituye automáticamente.

  • En caso de renuncia por causa de fuerza mayor, el Presidente podrá designar a su sustituto entre los Vicepresidentes.

Facultades de Firma y Actos Administrativos

  • Los actos que impliquen obligaciones para la Cámara deben ser firmados conjuntamente por el Presidente y 1 Vicepresidente, o por 2 Vicepresidentes y el Tesorero.

  • Los actos financieros deben ser firmados por el Presidente y el Tesorero.

  • Los poderes notariales podrán otorgarse siempre que sean firmados por el Presidente o un Vicepresidente junto con el Tesorero.

3. Asociados

De conformidad con el Estatuto, el cuadro social está compuesto por:

  • Asociados Fundadores

  • Asociados Plenos

  • Asociados Honorarios

  • Asociados Contribuyentes

3.1 Derechos de los Asociados

  • Participar y votar en las Asambleas Generales, conforme a su categoría.

  • Votar y ser elegido para cargos voluntarios (según la categoría).

  • Participar en Comités.

  • Recibir información y publicaciones y participar en las actividades de la Cámara.

  • Beneficiarse de las actividades de la Cámara.

  • Solicitar el acceso al Estatuto, Reglamentos Internos, actas, balances e inventarios.

3.2 Deberes de los Asociados

  • Cumplir el Estatuto, el Reglamento y la legislación aplicable.

  • Contribuir a los objetivos de la Cámara.

  • Pagar las contribuciones, cuando corresponda.

  • Ejercer los cargos para los que hayan sido elegidos.

  • Mantener la confidencialidad sobre la información interna.

  • Actuar en conformidad con los programas de ética e integridad.

  • Velar por la reputación de la Cámara.

4. Proyectos e Iniciativas

Los proyectos e iniciativas de la Cámara deben estar alineados con los objetivos institucionales establecidos en el Estatuto. Para garantizar coherencia, transparencia y gobernanza, se establecen los siguientes procedimientos:

4.1 Proposición de Proyectos

  • Los proyectos podrán ser propuestos por la Presidencia, la Junta Directiva, los Comités o los asociados, siempre que estén alineados con los objetivos de la Cámara.

  • Toda propuesta debe contener: descripción del proyecto, objetivo, relevancia, público destinatario y recursos necesarios.

4.2 Aprobación de Proyectos

  • Los proyectos estratégicos, eventos oficiales, convenios y alianzas institucionales deben ser sometidos a la aprobación de la Junta Directiva.

  • Los proyectos que involucren recursos financieros requieren dictamen previo de la Tesorería, conforme a las normas del Estatuto.

  • Los proyectos regionales, cuando corresponda, deben seguir también el reglamento propio de las Filiales.

4.3 Ejecución y Gestión de Proyectos

  • Cada proyecto debe tener un Director Responsable, designado por la Presidencia o la Junta Directiva.

  • Deben definirse el cronograma, las metas, el presupuesto (cuando lo haya), los indicadores y los responsables operativos.

  • Las modificaciones relevantes en el alcance, los plazos o el presupuesto deben ser comunicadas a la Junta Directiva.

4.4 Informes y Seguimiento

  • Los proyectos deben ser supervisados mediante informes periódicos que incluyan el estado, los avances y las dificultades.

  • Los informes finales deben ser presentados a la Junta Directiva y podrán ser divulgados a la Asamblea General cuando sea pertinente.

5. Comunicación Institucional

La comunicación institucional debe garantizar alineación, claridad y coherencia con la misión y los objetivos de la Cámara, conforme a lo previsto en el Estatuto.

5.1 Principios de Comunicación

  • La comunicación debe ser ética, institucional y apolítica, respetando el Estatuto.

  • Debe promover la imagen social, cultural, económica y comercial de Brasil, América Latina y Vietnam.

  • Debe seguir las directrices definidas por la Presidencia.

5.2 Responsabilidad en la Comunicación

  • La Presidencia es responsable de la orientación estratégica de la comunicación.

  • Los comunicados oficiales, notas públicas, manifestaciones institucionales e interacciones con organismos públicos deben ser aprobados por la Presidencia.

  • La Junta Directiva puede colaborar en el desarrollo de materiales institucionales.

5.3 Canales de Comunicación

  • Sitio web oficial

  • Correo electrónico institucional

  • Publicaciones, eventos y boletines

  • Redes sociales, cuando sean autorizadas por la Presidencia

5.4 Contenidos Institucionales

  • Deben reflejar fielmente los objetivos, actividades e iniciativas aprobados.

  • Los contenidos técnicos, económicos o culturales deben ser revisados por los responsables de los Comités, cuando corresponda.

  • La información sensible debe seguir las normas de confidencialidad previstas en el Estatuto.

5.5 Relaciones con la Prensa

Las declaraciones públicas y entrevistas en nombre de la Cámara solo pueden ser realizadas por la Presidencia o por un portavoz oficialmente designado.

5.6 Identidad Institucional

  • La marca, los logotipos y los materiales institucionales deben utilizarse de forma estandarizada.

  • Está prohibido el uso de la marca de la Cámara con fines personales, comerciales o políticos.

  • La comunicación oficial debe centralizarse para garantizar coherencia y alineación.

  • Las interacciones con organismos públicos, privados y diplomáticos deben ser aprobadas previamente por la Presidencia.

6. Deberes de los Asociados

Los deberes de los asociados siguen íntegramente el Estatuto y se detallan aquí a efectos de claridad y aplicación práctica.

6.1 Cumplimiento Normativo

  • Todos los asociados deben cumplir las normas del Estatuto y del presente Reglamento Interno.

  • Deben cumplir también la legislación aplicable y las normas complementarias que pueda emitir la Presidencia.

6.2 Cooperación Institucional

  • Es deber de cada asociado contribuir activamente a la consecución de los objetivos de la Cámara.

  • La colaboración puede materializarse mediante la participación en proyectos, comités, eventos u otras actividades institucionales.

6.3 Contribuciones

  • Los asociados contribuyentes deben mantener al día el pago de sus contribuciones.

  • La morosidad puede ocasionar la suspensión de derechos u otras medidas conforme al Estatuto.

6.4 Ejercicio de Cargos

  • Los asociados elegidos para cargos voluntarios deben ejercer sus funciones con responsabilidad, diligencia y asiduidad.

6.5 Confidencialidad

  • Toda información relacionada con la Cámara debe tratarse como confidencial.

  • Está prohibido compartir datos internos con terceros salvo autorización expresa de la Presidencia.

6.6 Compliance e Integridad

  • Los asociados deben actuar conforme a los programas de ética e integridad (compliance) aprobados por la Presidencia.

6.7 Imagen Institucional

  • Los asociados deben velar por el buen nombre y la reputación de la Cámara, evitando conductas que puedan perjudicarla.

7. Exclusión y Retiro de Asociados

Este apartado sigue íntegramente el Estatuto y se detalla aquí para su aplicación práctica.

7.1 Retiro Voluntario

  • El asociado que desee retirarse debe comunicar su decisión por escrito con una antelación mínima de 10 días.

  • Los asociados contribuyentes deben liquidar todas las contribuciones y obligaciones financieras pendientes antes de su salida.

7.2 Exclusión de Asociados

La exclusión será deliberada conforme al Estatuto y podrá producirse por justa causa.

7.2.1 Justas Causas

Se consideran justas causas:

  • Incumplimiento de obligaciones estatutarias tras advertencia formal.

  • Conductas perjudiciales para los objetivos de la Cámara.

  • Actos incompatibles con los valores institucionales.

  • Acciones que perjudiquen la armonía entre los asociados.

  • Actos que puedan comprometer la reputación institucional.

7.2.2 Proceso de Decisión

  • La exclusión de asociados es decidida por la Junta Directiva.

  • La exclusión de miembros de los órganos de la Cámara es decidida por la Presidencia.

7.2.3 Derecho de Recurso

  • Cabe recurso ante la Asamblea General.

  • El recurso debe presentarse con una antelación mínima de 30 días respecto a la Asamblea.

  • El asociado permanece suspendido en sus actividades hasta que se adopte una decisión.

7.3 Exclusión en Filiales

  • Las exclusiones realizadas en Filiales se rigen por su propio reglamento.

  • Cabe recurso ante la Asamblea de la respectiva Filial.

7.4 Ética y Conducta

  • Todos los miembros deben actuar de forma ética, transparente y profesional.

  • Existe un Código de Ética oficial de la Cámara que debe ser seguido íntegramente por directores, miembros y colaboradores.

  • Está prohibido utilizar la Cámara para intereses personales o conflictivos.

  • Las conductas que infrinjan el Código de Ética pueden dar lugar a advertencia, suspensión o desvinculación según su gravedad.

8. Filiales y Oficinas de Representación

8.1 Creación y Finalidad

Las Filiales y las Oficinas de Representación de la Cámara podrán ser instituidas por la Presidencia, ad referendum de la Junta Directiva, con el objetivo de ampliar la presencia institucional de la Cámara, facilitar el acceso al mercado y apoyar a los asociados a nivel regional o internacional.

8.2 Filiales y su Estructura Organizacional

I. Cada Filial constituye una representación regional de la Cámara y dispone de su propio cuadro de asociados, en conformidad con las normas generales del Estatuto.

II. Cada Filial tendrá un Consejo Directivo compuesto por 2 a 6 miembros, elegidos entre sus asociados en Asamblea propia.

III. El portavoz del Consejo Directivo, denominado Presidente Regional, será automáticamente considerado candidato elegible para formar parte de la Junta Directiva de la Cámara.

8.3 Oficinas de Representación

I. La Oficina de Representación no dispone de cuadro propio de asociados.

II. La gestión de la Oficina será ejercida por un Representante designado por la Presidencia, quien actuará de forma independiente y recibirá invitaciones para las reuniones de la Cámara.

III. El Representante de la Oficina deberá cumplir y hacer cumplir las directrices de la Presidencia y presentar informes periódicos de sus actividades.

8.4 Convocatoria y Dirección de Reuniones

Los eventos, reuniones y Asambleas de las Filiales u Oficinas serán convocados y presididos por sus respectivos responsables.

Las actas deberán remitirse a la Presidencia en un plazo máximo de 10 días.

8.5 Reglamentación Propia de las Filiales

I. Cada Filial deberá contar con reglamento propio, aprobado por su Asamblea, y obligatoriamente alineado con el Estatuto y el presente Reglamento Interno.

II. El reglamento deberá prever, como mínimo:

  • Proceso electoral interno;

  • Duración y límites de los mandatos;

  • Normas de funcionamiento y periodicidad de las reuniones;

  • Atribuciones del Consejo Directivo y del Presidente Regional;

  • Política de admisión, suspensión y exclusión de asociados de la Filial;

  • Normas de rendición de cuentas a la Cámara.

8.6 Integración Institucional

I. Las Filiales y las Oficinas deben seguir las directrices estratégicas y las orientaciones de la Presidencia de la Cámara.

II. Los proyectos, convenios, actividades oficiales y posicionamientos institucionales solo podrán realizarse con la aprobación previa de la Presidencia.

III. Las Filiales y las Oficinas deben mantener comunicación continua con la Tesorería y la Secretaría de la Cámara para garantizar la alineación administrativa, financiera e institucional.

8.7 Cierre de Filiales y Oficinas

La Presidencia podrá proponer el cierre de una Filial u Oficina en caso de inactividad, irregularidades administrativas o incumplimiento de las directrices institucionales, debiendo comunicar la decisión a la Junta Directiva y a la Asamblea General.

9. Finanzas y Administración Financiera

De conformidad con el Estatuto, la gestión financiera es responsabilidad de la Tesorería, bajo la supervisión del Presidente y con la aprobación de la Junta Directiva.

9.1 Presupuesto Anual

  • Elaborado por el Tesorero y aprobado por el Presidente.

  • Consolidado con los presupuestos regionales.

  • Debe presentarse a la Junta Directiva una semana antes de la Asamblea General Ordinaria, con: informe de actividades, balance, cuentas de ingresos y gastos e inventario.

  • La Junta Directiva emite un dictamen firmado por dos o más de sus miembros.

  • Aprobado por la Asamblea General.

9.2 Aprobación de Gastos

  • Los actos financieros requieren la firma conjunta del Presidente y del Tesorero.

  • Las obligaciones de la Cámara deben formalizarse por escrito con la firma conjunta del Presidente y un Vicepresidente, o de dos Vicepresidentes y el Tesorero.

  • Los poderes notariales podrán otorgarse mediante la firma conjunta del Presidente o un Vicepresidente con el Tesorero.

9.3 Rendición de Cuentas

  • El Presidente debe presentar los documentos a la Asamblea General Ordinaria.

  • La Junta Directiva analiza los documentos y emite dictamen previo.

  • La Asamblea General delibera sobre la aprobación de las cuentas.

10. Modificaciones al presente Reglamento

Las modificaciones al presente Reglamento deben ser aprobadas por la Junta Directiva y sometidas a la homologación de la Asamblea General.

11. Disposiciones Finales

11.1 Disposiciones Complementarias

Normas Complementarias

A iniciativa de la Presidencia, la Junta Directiva podrá emitir normas complementarias, resoluciones internas y reglamentos específicos para regular materias administrativas, operacionales, financieras y de conducta institucional, incluyendo, entre otras:

  • Código de Ética y Conducta;

  • Política de compliance;

  • Definición y actualización de los valores de las contribuciones asociativas;

  • Reglamentos electorales;

  • Procedimientos administrativos internos.

Párrafo Primero

Las normas complementarias no podrán contradecir ni modificar el Estatuto Social ni el presente Reglamento Interno.

Párrafo Segundo

Las normas emitidas deberán formalizarse mediante resolución y comunicarse a los asociados por medios electrónicos o mediante publicación en el sitio web institucional.

11.2 Buenas Prácticas

  • Todos los miembros deben observar prácticas de compliance, gobernanza e integridad.

  • Las relaciones con socios y organismos públicos deben regirse por principios éticos e institucionales.

11.3 Vigencia

El presente reglamento entra en vigor en la fecha de su aprobación y debe ser de conocimiento de todos los miembros y colaboradores.