Regimento Interno

 

1. Objetivo

Este regulamento define normas, procedimentos e diretrizes para o funcionamento interno da Brazil Vietnam Chamber, garantindo transparência, governança e eficiência operacional.

 

2. Estrutura Organizacional

Conforme o Estatuto, os órgãos da Câmara são: - Assembleia Geral - Diretoria

2.1 Assembleia Geral

A Assembleia Geral é o órgão soberano da Câmara, dotado de poderes para deliberar sobre todos os assuntos institucionais.

Convocação da Assembleia Geral Ordinária

  • A convocação deve ser realizada pelo Presidente da Câmara.

  • O aviso deve ser enviado por e-mail, circulares ou outros meios convenientes, além de ser disponibilizado no website.

  • O prazo mínimo para convocação é de três semanas de antecedência.

  • A convocação deve incluir: data, horário, local (físico ou virtual) e ordem do dia.

  • A Assembleia Geral Ordinária ocorre até o dia 31 de março de cada ano, para aprovação das contas e, quando necessário, eleição de novos membros da Diretoria.

Convocação da Assembleia Geral Extraordinária

  • Pode ser convocada pelo Presidente, pela Diretoria ou por pelo menos um quinto dos associados.

  • A convocação deve seguir os mesmos requisitos formais da Assembleia Geral Ordinária: envio por e-mail, aviso no website e antecedência mínima de três semanas.

  • A convocação deve especificar claramente o motivo extraordinário que motivou sua realização.

  • A Assembleia Geral Extraordinária só pode deliberar sobre os assuntos constantes da ordem do dia.

Funcionamento e Quórum

  • Primeira chamada: mínimo de um terço dos associados.

  • Segunda chamada: trinta minutos após a primeira convocação, sendo válida com qualquer número de associados presentes.

  • Deliberações são tomadas por maioria simples, exceto alterações estatutárias que exigem aprovação de dois terços dos presentes.

  • O Presidente da Câmara preside a Assembleia, designando um secretário para registro da ata.

Participação e votação eletrônica

  • A Assembleia Geral poderá ser realizada de forma presencial, virtual ou híbrida. A participação e votação poderão ocorrer por meios eletrônicos ou digitais que assegurem a identificação do associado, a segurança do voto e o registro das deliberações, produzindo os mesmos efeitos jurídicos das reuniões presenciais.

2.2 Diretoria

A Diretoria é composta por um mínimo de 2 e um máximo de 30 Diretores, conforme determina o Estatuto. Seu mandato é de 3 anos, com possibilidade de reeleição. As eleições na Assembleia Geral ocorrem anualmente apenas para preenchimento de vagas decorrentes do término de mandatos ou desligamentos.

Competências da Diretoria

  • Apoiar a Presidência na realização dos objetivos estratégicos e institucionais da Câmara.

  • Elaborar e executar o plano anual de atividades.

  • Propor alterações ao Estatuto ou Regimentos Internos.

  • Supervisionar e fiscalizar a execução das atividades administrativas, financeiras e operacionais.

  • Analisar o relatório anual, balanço, contas de receitas e despesas e inventário antes da Assembleia Geral Ordinária.

  • Emitir parecer formal sobre os documentos financeiros e administrativos apresentados pelo Presidente.

  • Aprovar ou rejeitar admissões de associados contribuintes.

  • Decidir sobre exclusões de associados, conforme critérios estatutários.

Funcionamento da Diretoria

  • As reuniões ocorrerão ordinariamente ao menos uma vez por mês, podendo haver convocações extraordinárias quando necessário pela Presidência ou no mínimo, 3 Diretores. Caso não haja quórum, poderá ser realizada segunda convocação, trinta minutos após, sendo válida com qualquer número de presentes. As deliberações serão tomadas por maioria simples dos presentes, cabendo ao Presidente voto de desempate, nos termos do Estatuto.

  • A pauta é organizada pela Presidência e compartilhada com antecedência quando necessário.

  • As reuniões ordinárias não requerem convocação formal por já serem agendadas previamente.

  • Todas as reuniões da Diretoria poderão ocorrer por videoconferência e devem ter ata formal registrada, devendo conter decisões, votações e encaminhamentos.

  • As atas devem ser armazenadas digitalmente e numeradas sequencialmente.

  • As atas e documentos institucionais poderão ser assinados fisicamente ou por meio de assinatura eletrônica, com validade jurídica equivalente.

Faltas e Afastamento

  • O Diretor poderá ser destituído caso apresente ausência injustificada em 3 reuniões convocadas.

  • A Diretoria poderá deliberar pela destituição do Diretor que incorra nesse abandono, seguindo as hipóteses previstas estatutariamente.

  • O Diretor que não puder exercer suas funções por mais de 60 dias deve solicitar afastamento.

  • A Presidência pode nomear substituto interino até decisão formal.

 

 

2.3 Presidência

A Presidência é composta pelo Presidente da Câmara, Vice-Presidentes e o Tesoureiro, todos eleitos pela Diretoria.

Funções da Presidência

  • Estabelecer diretrizes gerais de operação e gestão da Câmara, conforme Estatuto e decisões da Assembleia Geral.

  • Convocar e presidir Assembléias Gerais e reuniões da Diretoria.

  • Representar a Câmara institucionalmente, judicialmente e extrajudicialmente.

  • Aprovar a criação, organização e dissolução de Comitês, bem como indicar seus Diretores.

  • Zelar pelo cumprimento das normas estatutárias e regimentais.

  • Submeter documentos financeiros e administrativos à Diretoria para parecer.

  • O Presidente da Câmara terá voto de desempate nas deliberações, nos termos do Estatuto Social.

Representação Legal

  • A representação legal da Câmara cabe ao Presidente.

  • Na ausência do Presidente, um dos Vice-Presidentes o substitui automaticamente.

  • Em caso de renúncia por motivo de força maior, o Presidente pode indicar seu substituto dentre os Vice-Presidentes.

Competências de Assinatura e Atos Administrativos

  • Atos que impliquem obrigações para a Câmara devem ser assinados conjuntamente pelo Presidente e 1 Vice-Presidente, ou por 2 Vice-Presidentes e o Tesoureiro.

  • Atos financeiros devem ser assinados pelo Presidente e pelo Tesoureiro.

  • Procurações podem ser concedidas desde que assinadas pelo Presidente ou Vice-Presidente junto com o Tesoureiro.

 

3. Associados

Conforme o Estatuto, o quadro social é composto por: - Associados Fundadores - Associados Efetivos - Associados Honorários - Associados Contribuintes

3.1 Direitos dos Associados

  • Participar e votar nas Assembleias Gerais, conforme categoria;

  • Votar e ser votado para cargos voluntários (conforme categoria);

  • Participar de Comitês;

  • Receber informações, publicações e participar das atividades da Câmara;

  • Usufruir benefícios decorrentes das atividades da Câmara;

  • Solicitar exame do Estatuto, Regimentos Internos, atas, balanços e inventários.

3.2 Deveres dos Associados

  • Cumprir o Estatuto, o Regimento e a legislação aplicável;

  • Contribuir para os objetivos da Câmara;

  • Pagar contribuições, quando aplicável;

  • Exercer cargos para os quais forem eleitos;

  • Manter confidencialidade sobre informações internas;

  • Atuar em conformidade com programas de ética e integridade;

  • Zelar pela reputação da Câmara.

 

4. Projetos e Iniciativas

Os projetos e iniciativas da Câmara devem estar alinhados com os objetivos institucionais estabelecidos no Estatuto. Para garantir coerência, transparência e governança, ficam definidos os seguintes procedimentos:

4.1 Proposição de Projetos

  • Projetos podem ser propostos pela Presidência, Diretoria, Comitês ou associados, desde que alinhados aos objetivos da Câmara.

  • Toda proposição deve conter: descrição do projeto, objetivo, relevância, público-alvo e recursos necessários.

4.2 Aprovação de Projetos

  • Projetos estratégicos, eventos oficiais, convênios e parcerias institucionais devem ser submetidos à aprovação da Diretoria.

  • Projetos que envolvam recursos financeiros precisam de parecer prévio da Tesouraria, conforme regras do Estatuto.

  • Projetos regionais, quando aplicável, devem seguir também o regulamento próprio das Filiais.

4.3 Execução e Gestão de Projetos

  • Cada projeto deve ter um Diretor Responsável, designado pela Presidência ou Diretoria.

  • Devem ser definidos cronograma, metas, orçamento (quando houver), indicadores e responsáveis operacionais.

  • Alterações relevantes em escopo, prazos ou orçamento devem ser informadas à Diretoria.

4.4 Relatórios e Acompanhamento

  • Projetos devem ser acompanhados por relatórios periódicos, com status, avanços e dificuldades.

  • Relatórios finais devem ser apresentados à Diretoria, podendo ser divulgados à Assembleia Geral quando relevante.

 

5. Comunicação Institucional

A comunicação institucional deve garantir alinhamento, clareza e coerência com a missão e objetivos da Câmara, conforme previsto no Estatuto.

5.1 Princípios da Comunicação

  • A comunicação deve ser ética, institucional e não política, respeitando o Estatuto.

  • Deve promover a imagem social, cultural, econômica e comercial do Brasil, da América Latina e do Vietnã.

  • Deve seguir as diretrizes definidas pela Presidência.

5.2 Responsabilidade pela Comunicação

  • A Presidência é responsável pela orientação estratégica da comunicação.

  • Comunicados oficiais, notas públicas, manifestações institucionais e interações com órgãos públicos devem ser aprovados pela Presidência.

  • A Diretoria pode auxiliar no desenvolvimento de materiais institucionais.

5.3 Canais de Comunicação

  • Website oficial

  • E-mail institucional

  • Publicações, eventos e boletins

  • Redes sociais, quando autorizadas pela Presidência

5.4 Conteúdos Institucionais

  • Devem refletir fielmente os objetivos, atividades e iniciativas aprovadas.

  • Conteúdos técnicos, econômicos ou culturais devem ser revisados por responsáveis de Comitês, quando aplicável.

  • Informações sensíveis devem seguir normas de confidencialidade previstas no Estatuto.

5.5 Relações com a Imprensa

  • Declarações públicas e entrevistas em nome da Câmara só podem ser realizadas pela Presidência ou por porta-voz oficialmente designado.

5.6 Identidade Institucional

  • A marca, logos e materiais institucionais devem ser utilizados de forma padronizada.

  • É proibido uso da marca da Câmara para fins pessoais, comerciais ou políticos.

  • A comunicação oficial deve ser centralizada para garantir coerência e alinhamento.

  • Interações com órgãos públicos, privados e diplomáticos devem ser previamente aprovadas pela Presidência.

 

6. Deveres dos Associados

Os deveres dos associados seguem integralmente o Estatuto e são aqui detalhados para fins de clareza e aplicação prática.

6.1 Cumprimento Normativo

  • Todos os associados devem cumprir as regras do Estatuto e deste Regimento Interno.

  • Devem seguir também a legislação aplicável e normas complementares eventualmente emitidas pela Presidência.

6.2 Cooperação Institucional

  • É dever de cada associado contribuir ativamente para a realização dos objetivos da Câmara.

  • A colaboração pode ocorrer por meio de participação em projetos, comitês, eventos ou outras atividades institucionais.

6.3 Contribuições

  • Os associados contribuintes devem manter o pagamento das contribuições em dia.

  • A inadimplência pode ocasionar suspensão de direitos ou outras medidas conforme Estatuto.

6.4 Exercício de Cargos

  • Associados eleitos para cargos voluntários devem exercer suas funções com responsabilidade, zelo e assiduidade.

6.5 Confidencialidade

  • Todas as informações relacionadas à Câmara devem ser tratadas como confidenciais.

  • É proibido compartilhar dados internos com terceiros salvo orientação expressa da Presidência.

6.6 Compliance e Integridade

  • Os associados devem atuar de acordo com eventuais programas de ética e integridade (compliance) aprovados pela Presidência.

6.7 Imagem Institucional

  • Os associados devem zelar pelo bom nome e reputação da Câmara, evitando condutas que possam prejudicá-la.

 

7. Exclusão e Retirada de Associados

Este item segue integralmente o Estatuto e é detalhado para fins de aplicação prática.

7.1 Retirada Voluntária

  • O associado que desejar se retirar deve comunicar sua decisão por escrito com antecedência mínima de 10 dias.

  • Associados contribuintes devem liquidar todas as contribuições e pendências financeiras antes da saída.

7.2 Exclusão de Associados

A exclusão será deliberada conforme o Estatuto e poderá ocorrer por justa causa.

7.2.1 Justas Causas

São consideradas justas causas: - Descumprimento de obrigações estatutárias após advertência formal. - Condutas prejudiciais aos objetivos da Câmara. - Atos incompatíveis com os valores institucionais. - Ações que prejudiquem a harmonia entre associados. - Atos que possam comprometer a reputação institucional.

7.2.2 Processo Decisório

  • A exclusão de associados é decidida pela Diretoria.

  • A exclusão de membros de órgãos da Câmara é decidida pela Presidência.

7.2.3 Direito de Recurso

  • Cabe recurso à Assembleia Geral.

  • O recurso deve ser apresentado com antecedência mínima de 30 dias da Assembleia.

  • O associado permanece suspenso de suas atividades até a decisão.

7.3 Exclusão em Filiais

  • Exclusões realizadas em Filiais seguem regulamento próprio.

  • Cabe recurso à Assembleia da respectiva Filial. 

7.4 Ética e Conduta

  • Todos os membros devem agir de forma ética, transparente e profissional.

  • Há um Código de Ética oficial da Câmara que deve ser seguido integralmente por diretores, membros e colaboradores.

  • É proibido utilizar a Câmara para interesses pessoais ou conflitantes.

  • Condutas que violem o Código de Ética podem resultar em advertência, suspensão ou desligamento conforme gravidade.

 

8. Filiais e Escritórios de Representação

8.1 Criação e Finalidade

As Filiais e os Escritórios de Representação da Câmara poderão ser instituídos pela Presidência, ad referendum da Diretoria, com o objetivo de expandir a presença institucional da Câmara, facilitar o acesso ao mercado e apoiar os associados em nível regional ou internacional.

8.2 Filiais e sua Estrutura Organizacional

I. Cada Filial constitui uma representação regional da Câmara e possui quadro próprio de associados, observadas as normas gerais do Estatuto.

II. Cada Filial terá um Conselho Diretor composto por 2 a 6 membros, eleitos entre seus associados em Assembleia própria.

III. O porta-voz do Conselho Diretor, denominado Presidente Regional, será automaticamente considerado candidato elegível para composição da Diretoria da Câmara.

8.3 Escritórios de Representação

I. O Escritório de Representação não possui quadro de associados.

II. A gestão do Escritório será exercida por um Representante designado pela Presidência, que atuará de forma independente e receberá convites para as reuniões da Câmara.

III. O Representante do Escritório deverá cumprir e fazer cumprir as diretrizes da Presidência e prestar relatórios periódicos de suas atividades.

8.4 Convocação e Condução das Reuniões

Eventos, reuniões e Assembleias das Filiais ou Escritórios serão convocados e presididos pelos respectivos responsáveis.

As atas deverão ser encaminhadas à Presidência no prazo máximo de 10 dias.

8.5 Regulamentação Própria das Filiais

I. Cada Filial deverá possuir regulamento próprio, aprovado por sua Assembleia, obrigatoriamente alinhado ao Estatuto e ao presente Regimento Interno.

II. O regulamento deverá prever, no mínimo:

a) processo eleitoral interno;

b) duração e limites dos mandatos;

c) regras de funcionamento e periodicidade das reuniões;

d) atribuições do Conselho Diretor e do Presidente Regional;

e) política de entrada, suspensão e exclusão de associados da Filial;

f) normas de prestação de contas à Câmara.

8.6 Integração Institucional

I. Filiais e Escritórios devem seguir as diretrizes estratégicas e orientações da Presidência da Câmara.

II. Projetos, convênios, atividades oficiais e posições institucionais só poderão ser realizados mediante aprovação prévia da Presidência.

III. Filiais e Escritórios devem manter comunicação contínua com a Tesouraria e a Secretaria da Câmara para garantir alinhamento administrativo, financeiro e institucional.

8.7 Encerramento de Filiais e Escritórios

A Presidência poderá propor o encerramento de uma Filial ou Escritório em caso de inatividade, irregularidades administrativas ou descumprimento das diretrizes institucionais, devendo comunicar a decisão à Diretoria e à Assembleia Geral.

 

9. Finanças e Administração Financeira

Conforme o Estatuto, a gestão financeira é responsabilidade da Tesouraria, sob supervisão do Presidente e com aprovação da Diretoria.

9.1 Orçamento Anual

  • Elaborado pelo Tesoureiro e aprovado pelo Presidente;

  • Consolidado com orçamentos regionais;

  • Deve ser apresentado à Diretoria uma semana antes da Assembleia Geral Ordinária, com: relatório de atividades, balanço, contas de receitas e despesas, inventário;

  • A Diretoria emite parecer assinado por dois ou mais membros;

  • Aprovado pela Assembleia Geral.

9.2 Aprovação de Despesas

  • Atos financeiros exigem assinatura conjunta do Presidente e do Tesoureiro;

  • Obrigações da Câmara devem ser formalizadas por escrito com assinatura conjunta do Presidente e um Vice-Presidente ou de dois Vice-Presidentes e o Tesoureiro;

  • Procurações podem ser outorgadas mediante assinatura conjunta do Presidente ou Vice-Presidente com o Tesoureiro.

9.3 Prestação de Contas

  • O Presidente deve apresentar os documentos à Assembleia Geral Ordinária;

  • A Diretoria analisa os documentos e emite parecer prévio;

  • A Assembleia Geral delibera sobre aprovação das contas.

 

10. Alterações deste Regulamento

Alterações deste Regulamento devem ser aprovadas pela Diretoria e submetidas à homologação da Assembleia Geral.

 

11. Disposições Finais

11.1 Disposições Complementares

Normas Complementares

Mediante a iniciativa da Presidência, a Diretoria poderá editar normas complementares, resoluções internas e regulamentos específicos para disciplinar matérias administrativas, operacionais, financeiras e de conduta institucional, incluindo, mas não se limitando a:

 I – Código de Ética e Conduta;
 II – Política de compliance;
 III – Definição e atualização dos valores das contribuições associativas;
 IV – Regulamentos eleitorais;
 V – Procedimentos administrativos internos.

Parágrafo Primeiro
As normas complementares não poderão contrariar ou alterar o Estatuto Social ou o presente Regimento Interno.

Parágrafo Segundo
As normas editadas deverão ser formalizadas por resolução e comunicadas aos associados por meio eletrônico ou publicação no website institucional.

11.2 Boas Práticas

  • Todos os membros devem observar práticas de compliance, governança e integridade.

  • Relações com parceiros e órgãos públicos devem seguir princípios éticos e institucionais.

11.3 Vigência

Este regulamento entra em vigor na data de sua aprovação e deve ser do conhecimento de todos os membros e colaboradores.